Etätyön aakkoset - tulosta kotitoimistossa

Korona-karanteeni pakottaa nyt suuren määrän toimistokameleita jäämään kotiin tekemään töitä etänä. Minulle tilanne ei ole mitenkään erilainen, sillä olen tehnyt puolitoista vuotta töitä 100% kotoa käsin. Se tarkoittaa myös, että olen kuuluisan akilleen kantapään kautta opiskellut parhaat käytännöt tulokselliseen työntekoon kotona. Nyt jaan näitä oppeja mielelläni niille, joille etätyö ei ehkä ole yhtä tuttua.

Jo kahden viikon työskentely etänä on aivan eri asia kuin tehdä töitä päivä silloin tällöin kotona. Yksittäisten päivien etäilyssä on käytännössä aivan sama, missä istut ja miten päin. Samoin yhden päivän aikana ei tauotuksilla tai ajankäytön suunnittelulla ole juurikaan merkitystä. Sen sijaan kaksi viikkoa, saatikka kuukausi, on ajanjaksona sellainen, että työskentelyolosuhteita sekä arjen sujumista kannattaa jo hieman suunnitella ja miettiä tarkemmin.

Katson tätä kirjoitusta ammatti-etäilijän lisäksi myös kehonhuollon ammattilaisen näkökulmasta. Väärä ergonomia, huonot työasennot tai päivittäisen työskentelyn liiallinen staattisuus ovat tekijöitä, jotka johtavat illalla rapistelemaan Burana-purkkia ja hiipimään myös hiljalleen hierojan pöydälle. Hartia-alueen sekä selän alueella heikko työergonomia tekee äkkiä pahojaan. Hierojalle tutuin asiakas on sellainen, joka tulee hoidattamaan staattisten tai huonojen työasentojen vaivaamaa yläselkää sekä hartioita. Suurin osa noista vaivoista olisi ehkäistävissä paremmalla työergonomialla, vaihtelevilla työasennoilla sekä työpäivän aikaisella kevyellä liikunnalla.

1. Hoida työergonomia kuntoon

Kahdeksan tunnin työskentely kotona on keholle vaativa suoritus. Toimistoissa työtuolit, työpöydät ja olosuhteet on tehty sitä varten, että työskentely on suhteessa ergonomisempaa ja työtä on mahdollista tehdä pitkäkestoisesti paikallaan.

Kotona harvalla on työhuonetta ja lähes yhtä harvalla on edes työpistettä, jossa työskennellään. Moni meistä etäilee selkä mutkalla sohvannurkassa tai keittiönpöydän ääressä. Istuma-asento vetäytyy liian kumaraan ja etäisyys koneen ja silmien välillä kasvaa liian suureksi. On luonnollista, että silloin katsetta lähennetään näyttöruutuun ja samassa väännetään koko selkä kumaraan. Lopputulos ja parissa viikossa on se, että pää kääntyy eteenpäin, hartiat kaareutuvat kohti rintakehää ja ylipäänsä istumme selkä kaarella tai mutkalla.

Ongelma korjaantuu näin:

a) Rakenna itsellesi mahdollisimman optimaalinen työpiste.

Älä istu sohvalla, äläkä lattialla tai ylipäänsä missään niin, että sinulla on tietokone sylissä. Se on selälle ja hartioille murhaa. Jos työpistettä ei ole valmiina, niin tee sellainen vaikka keittiönpöydästä. koeta löytää tuoli, joka on selälle mukava ja jos mahdollista, niin vaihda tuolia välillä. Koeta istua vaikka jumppapallon päällä ja anna alaselälle liikettä päivän aikana.

Tee välillä töitä seisten. Kahdeksan tunnin istuminen ei ole ihmisen kaltaisen nisäkkään selälle luonnollista. Seisomapisteen alustaksi käy tilapäisesti vaikka kirjahyllyn taso tai pakastimen kansi. Vaihtele päivän aikana työn tekemisen paikkaa niin, että kuormitat selkää ja hartioita eri tavoin. Pahinta selälle on staattinen pito, jossa jäkität yhdessä paikassa liikkumatta tunnista toiseen.

Oma oppini tähän oli se, että teetin itselleni seisomatyöpisteen heti, kun tiesin jääväni kotitoimistoon töihin. Nykyisin aloitan päiväni istumalla ja vaihdan seisomatyöpisteelle muutaman tunnin jälkeen. Sitten seison muutaman tunnin ja monesti lopetan työpäivän jälleen istumalla. En tee seistessä töitä paljain jaloin tai sukat jalassa, vaan käytän jaloissa sellaisia super-rumia, mutta ah niin käytännöllisiä sandaaleita. Pitkäkestoinen seisominen paikallaan rasittaa jalkaholveja ja sitä kautta koko jalkapohjaa. Ja jos jalkapohja voi huonosti, se heijastuu koko liiketoimintaketjuun ja näkyy lopulta hartioissa saakka.

Hartioiden lisäksi on fiksua huomioida myös käsien, ennen kaikkea ranteiden, ergonomia. Kun teet töitä sohvalla, käytät kannettavalla todennäköisesti touchpadia. Se ei pitkäkestoisena tee mitenkään nannaa kyynärvarren alueelle.

Fiksuinta on tehdä töitä vähintään niin, että käytät oikeaa hiirtä. Siitä astetta parempi versio on rakentaa työpiste niin, että voit käyttää hiirtä ja jopa vaihtaa hiirikättä välillä. Minä koetan jakaa työpäiväni kahtia niin, että puoli päivää käytän hiirtä vasemmalla ja puoli päivää oikealla kädellä.

Ja jos tuosta vielä haluaa parantaa ergonomiaa, niin suosittelen erittäin lämpimästi ergonomisen niin sanotun pystyhiiren käyttöä. Ergohiirien käyttö mahdollistaa sen, että teet töitä ranne pystyssä etkä käännä ranneniveltä pitkäkestoisesti vaakaan, mikä rasittaa sekä ranne- että kyynärniveltä. Ergohiiren avulla käsi on mahdollisimman lähellä luonnollista asentoaan ja rasittuu siten vähemmän. Jo muutamassa viikossa huomaa, kuinka paine kyynärpäässä helpottuu ja ranteen työskentely on rennompaa.

Käsivarren ergonomista huolehtiminen on tärkeää itse käsivarren lisäksi siksi, että huono ergonomia heijastuu kättä pitkin ylöspäin. Ranteen väärä asento kuormittaa kyynärpäätä ja kyynärpään rasittuminen heijastuu olkapäähän. Olkapäästä rasitus siirtyy ajastaan myös hartioihin ja yläselkään.

b) Tauota työsi

Toimistotyössä tekeminen tauottuu melko luonnollisesti. On aamukahvi, on lounas, on palavereita ja työhön tulee luonnollisesti katkoksia. Tätä samaa ei kotityössä ainakaan kaikille tapahdu. Me, joilla nyt Koronan aikaan on lapsia paikalla, tulee katkoksia jopa tahtomatta.Vähän väliä lahkeessa roikkuu joku jälkikasvusta pyytämässä milloin mitäkin kuviteltavissa olevaa hyödykettä.

Etäilyä vaivaa myös krooninen huijarisyndrooma. Kotityöläiset miettivät itse, että heidän luullaan kootusti laiskottelevan naureskellen Netflixin äärellä. Ja valitettavasti vielä jotkut pomotkin tuntuvat ajattelevan kotoilun olevan samaa kuin puolilomailu. Huijarisyndrooman riivaamaa työläinen sitten painaa joka suunnasta pidempää päivää ja jättää ne kahvitauotkin väliin kuin itselleen todistaen, että töitä tehdään taatusti niin, että suussa maistuu veri.

Tauot kuuluvat etätyöskentelyyn samalla tavalla kuin toimistoihinkin. Työstä on välillä irrotettava sekä silmät että ajatukset. Tauotus palvelee yhtä lailla myös lopputulosta. Kun aivojen antaa virkistyä, ne uudelleenlatautuvat ja työn laadullinen sekä määrällinen tulos paranee.

Työt kannattaa tauottaa jopa kellon kanssa. Jos et ole tottunut etäilijä, niin todennäköistä on, että painat töitä aamusta iltapäivään saakka ilman kummempia taukoja. Kahvit olet pikaisesti hörppinyt koneen ääressä ja iltapäivällä koko ruotosi on kuin mutkalle väännetty rautakanki.

Kun taas tauotat työt sopivalla rytmillä (vaikka 55min töitä ja 5 min tauko), pysyy vartalo pienessä liikkeessä säännöllisesti ja ennen kaikkea silmät saavat lepoa. Liian pitkäkestoinen työskentely päätteen ääressä näkyy ensimmäisenä silmissä. Silmien lihakset jämähtävät ihan samalla tavalla kuin muukin lihaksisto ja ne väsyvät. Kun silmät väsyvät, näky sumenee ja kun näkö sumenee, vedät katsettasi lähemmäs ruutua. Ja kun vedät katsettasi lähemmäs ruutua, selkä köyristyy, hartiat menevät kumaraan ja pää erkanee hartialinjasta eteenpäin. Lopputulos on kivulias.

Tätä voit ehkäistä tällä....

c) Venyttele ja jumppaa

Taukojumppa ei ole mitään ihmeellistä, mutta tarpeellista se on. Minimissään se tarkoittaa, että venyttelet istuessasi hartioita ja kurottelet käsilläsi kohti taivasta. Pyörittelet olkapäitä ja venytät kyynärvarren lihaksia sekä ojentavaan että koukistavaan suuntaan. Kaiken kaikkiaan huolehdit, että kehossasi kiertää veri ja kroppa saa happea.

Lisäksi pyörittelet silmiä joka suuntaan ja suuntaat katseen ensin edemmäs ja sitten lähemmäs niin, että silmiä ympäröivät lihakset saavat liikettä. Myös silmiin pätee vanha totuus, että liike on lääke.

Jos taas haluat varmistaa, että työpäivän päätteeksi, keittiönpöydän äärestä poistuu vapaa-aikaan toimintakykyinen toimistokameli, hanki jumppakuminauha. Sen avulla on äärimmäisen helppoa ja rentouttavaa treenata päivän aikana pari 5-10 minuutin koreografiaa. Kuminauha on apuvälineistä helpoin, halvin ja myös toimivin kaveri. Jos haluatte lisää vinkkejä, suosittelen kääntymään modernin oraakkelin eli YouTuben puoleen. Ja ne teistä, jotka ovat LinkedIn:ssä, niin ottakaapa seurantaan Personal trainer Kati Lytsy - näette, miten yksinkertaista kotona venyttely ja jumppaaminen on. Tykkään Katin positiivisesta asenteesta, joka näkyy kaikissa videoissa. Go Kati!!

Ajallisesti tämäkään ei vaadi ihmeitä. Muutama minuutti työpäivän aikana riittää. Kun poistut koneen äärestä ja venyttelet (kuminauhalla tai ilman), silmät saavat lepoa ja venyttely voimistaa hartioiden sekä lapojen alueen verenkiertoa. Piristynyt verenkierto kuljettaa aivoihin tuoretta verta ja happea ja tauon jälkeen olet oikeasti piristynyt.

2. Suunnittele ajankäyttö

Etätyön toiseksi suurin kompastuskivi huonon ergonomian lisäksi on epäonnistunut ajankäyttö. Aikaa käytetään työhön joko liikaa tai liian vähän. Ajankäyttö on tehotonta, koska työn ohessa tehdään jotain muita sijaistoimintoja. Ja huonoon ajankäyttöön voivat johtaa myös heikosti sovitut työn tekemisen periaatteet.

a) Liian paljon tai liian vähän töitä

Etätyö on ollut ainakin ennen viime aikoja huonossa valossa sen vuoksi, että sen on oletettu olevan tehotonta. Ilmeinen perusajatus on, että jos toimistohiiri on poissa toimistokissan valvovan silmän alta, niin hän ei tee mitään. Toisaalta viime aikoina on tullut myös huoli siitä, että kun työntekijä ei ole minkäänlaisen seurannan alla, hän voi myös tehdä huomaamatta liikaa töitä ja uupua kenenkään huomaamatta. Kumpikaan noista ei ole hyvästä ihmiselle eikä yhteisölle.

Työn tekemisen oikeassa mitoituksessa on kyse johtamisesta. Etätyön alkaessa sovitaan työhön käytettävä aika sekä periaatteet, joilla tehtävät suoritetaan. Sen lisäksi on fiksua sopia, mitä etätyössä on tarkoitus saada aikaan. Yleensä ajankäyttöä tärkeämpää onkin sopia siitä, mikä on toivottu lopputulos työn tekemisen jälkeen ja missä aikataulussa omat työt on saatava valmiiksi. Tällöin automaattisesti poistuu myös jatkuvan seurannan tarve. Tulokset ja niiden oikea-aikaisuus puhuvat puolestaan.

Työn tekemisestä on fiksuinta sopia kirjallisesti. Tällöin seurattavuus perustuu yhdessä tehtyihin periaatteisiin. Jos kyse on projektista, niin tehtävät voi sopia ajanjaksoittain ja tehtävittäin. Ja sopimisen lisäksi on yhtä tärkeää seurata töiden valmistumista. Tasaisin välein pidetyt seurantapalaverit takaavat sen, että työ etenee sekä sen, että annetut tehtävät eivät ole  liian vaativia (tai liian helppoja).

Minä olen etätöissä sopinut pääsääntöisesti tehtävistä enkä ajasta. Nyt kun olen mukana pitkäkestoisessa projektityössä, sovin projektin eri osat erikseen. Työlle sovitaan yhdessä esimiehen kanssa tavoitteet, päämäärät sekä aikataulut. Sen jälkeen ajankäyttöni on suhteellisen vapaata. Minulle sopii esimerkiksi se, että aloitan työt suhteessa aikaisin. Istahdan koneen ääreen kuudelta ja yleensä lopetan iltapäivällä kahden aikaan. Tällöin saan käyttööni iltapäivästä pari omaa tuntia, joita olen käyttänyt lukemiseen, opiskeluun, liikuntaan ja joskus jopa nukkumiseen. 

Viime vuonna, kun kävin koulua, vapaampi työaika mahdollisti sen, että tein maanantaista torstaihin 10-tuntista työpäivää ja perjantaisin olin vapaa käymään koulua. Tämän parempaa diiliä en voisi edes kuvitella. Se kertoo minulle, että työtäni arvostetaan, minuun luotetaan ja minun uskotaan saavuttavan ne tulokset, joita palkkaamisellani on tavoiteltu. 

b) Älä usko huijarisyndroomaan

Etätyöläisiä vaivaavan huijarisyndrooman torjuntaan käy sama lääke kuin äskeiseen. Kun sinulla on johdon kanssa sovitut periaatteet ja päämäärät, voit itse suunnitella lukujärjestyksen, jolla teet töitä. Mieti, onko sinulle parasta työskennellä yhtä jakoisesti koko päivä, haluatko työskennellä aamulla vai illalla? Tai jos sinulla on työn ulkopuolelta joku aikaa vaativa aktiviteetti, onko työaikaa mahdollista jaksottaa eri tavalla.

Jos työ sen mahdollistaa, jaa työpäivä vaikka kahteen osaan (ja joo tiedän, ettei tämä onnistu kaikissa töissä!). Eikä ole ollenkaan tyhmää rakentaa viikkotason lukujärjestystä ja noudattaa orjallisesti sitä. Hyvällä ajankäytön suunnitelulla varmistat oman jaksamisen sekä sen, että teet varmasti niitä töitä, joita pitääkin.

Työhön keskittyminen helpompaa, kun ympäristö tukee työn tekemistä. Älä pidä päällä televisiota äläkä käytä työaikaa siihen, että roikut Facebookissa chattaamassa kavereiden kanssa. Älä käytä työnantajan aikaa kotona siivoamiseen, äläkä työaikana saa päähäsi alkaa raivaamaan sitä vaatehuonetta, joka on viimeiset kymmenen vuotta odottanut järjestelyä. Työaika on aikaa, josta työnantaja maksaa sinulle siitä, että saat aikaan tulosta.

Itse tykkään siitä, että työympäristöni on siisti. Siksi raivaan keittiön ennen kuin alan tehdä siinä töitä. Jos pöydällä roikkuisi tiskaamattomia astioita, niin todennäköisesti ne kaivelisivat mieltäni niin kauan ennen kuin ne on raivattu. But that's just me :)

c) Älä uuvuta itseäsi

Älä myöskään uuvuta itseäsi. Töitä on kotonakin tarkoitus tehdä enemmän kestävyyslajina kuin pikamatkana. Huolehdi omasta jaksamisesta sillä, että seuraat työn tavoitteiden toteutumista, suunnittelet ja tarkkailet ajankäyttöäsi sekä oikealla tauottamisella.

Muista myös kotona syödä monipuolisesti. Usein työpaikkaruokaloiden paras puoli on se, että siellä tarjotaan monipuolisempaa lounasta kuin kotona. Kotona nautittu lounas voi olla sitä, että heität naamaan vähän sitä, mitä kaapista löytyy. Ruokaa tärkeämpi ainesosa on vesi. Muista juoda - vettä!

Lounastaukoa ei myöskään kannata viettää koneen ääressä. Käännä näyttöruutu pois itsestä ja mieluummin syö eri huoneessa kuin työpisteesi on. Jos jäät syömään koneen ääreen, olet äkkiä viettänyt koneen parissa koko päivän. Silmät ovat jääneet vaille tarvitsemaansa lepoa ja hartiat ovat kuin kaksi tiilenmurikkaa. Ruokailu ei ole tuottanut sitä vireyttä, jonka oli tarkoitus ja itse asiassa koko tauko meni vähän ohi.

Jos mahdollista, käy lounaan päälle vaikka kymmenen minuutin kävelylenkillä. Ainakin nyt, kun kevät tekee kovaa vauhtia tuloaan, on hyvä haukata raitista ilmaa ja nauttia ilmaisista aurinkokylvyistä. Jo pieni poikkeama ulos tekee ihmeitä.

3. Ole sosiaalinen

Me ihmiset olemme laumaeläimiä  - toiset toki enemmän kuin toiset. Etätyö ei tarkoita sitä, että sinut olisi eristetty muista työntekijöistä. Joskus yhteydenpito vaatii hieman vaivaa, mutta myös etäläinen pysyy oman yhteisönsä kyljessä kiinni, kun niin haluaa.

Käyttäkää hyväksi lyhytviestipalveluja. Kysy kuulumisia ja heitä viestimiin välillä muutakin läppää kuin kuivakkaa toimistojargonia. Varmista kuitenkin, että työkavereidesi kirjallinen huumorintaju on samalla levelillä itsesi kanssa.

Perustakaa työpaikan whatsapp-rinki ja juokaa vaikka aamukahvit etäläisten kesken. Laittakaa kuva kahvikupeista ja whappailkaa joutavia. Työpaikan sosiaalisuus on kaikille sen osasille tärkeä tekijä. Jos itse jotain kaipaan vanhasta kunnon toimistotyöstä, niin se on kyllä kavereiden kanssa hörpityt aamukahvit.

Tai pitäkää toimiston väen kesken vapaamuotoisia kahvi-teams-skype-palavereja. Sosiaalistaminen on yhtä lailla johdon kuin työntekijän tehtävä. Itse olen mukana kaikissa firman viikkopalavereissa, enkä koe koskaan jääneeni ilman mitään infoa firman tilanteesta tai ajankohtaisista asioista. Luojalle kiitos nykypäivän monikanavaisista viestimistä, jotka mahdollistavat sen, että palaverin dokkarit on esitettävissä ja etäläinen näkee halutessaan sekä muut osallistujat että tarvittavat Power pointit.

Ja kauniiksi lopuksi:

Tässä vielä lyhyt kertaus sille, miten etätyöstä saadaan kaikille mukavampaa

• Huomioi ergonomia

• Tauota työ ja vaihda työasentoa

• Sovi työn periaatteet

• Suunnittele ajankäyttö

• Ole sosiaalinen

Vaikka tämä Koronan-pirulainen nyt maailmaa vaivaakin, niin yhteistyöllä ja keskinäisellä välittämisellä siitä selvitään. Pitäkää huoli itsestä ja lähimmäisistä ja muistakaa, että ihmisen menestyksen salaisuus on sen kyvyssä sopeutua ja joustaa.